メールアドレスの漏洩事故についてのお詫びと今後の対応策について

　この度、標記事故によりご迷惑をおかけした皆様はじめ、NPO活動に期待をよせご支援をいただいているすべての皆様に、多大なご迷惑やご心配をおかけしたことを深く謝罪するとともに、事故の内容と当法人の対応を下記の通りお伝えします。

事故の概要

　６月１日午後に当法人よりメールの一斉送信による行事案内を県内のNPO法人229団体と個人会員26名に送信した際、251団体分の代表メールアドレスと51名分の個人メールアドレスが記載されたテキストファイルが、パスワードがついていない状態で添付されたまま送信された。団体のメールアドレスの殆どはホームページ等で公表されているが、所属と個人名がわかるアドレスも30件含まれていた。

１．経緯と対応

２．問題が生じた要因と反省すべき点

• 当法人の個人情報保護規程に反して、個人情報が一部含まれる電子ファイルを職員間でパスワードをかけない状態でやりとりを行った。
• メールに添付ファイルがついていることを見落として、一斉配信をした。
• 個人情報に関する事故が起きたことに関する組織内での情報共有と対応が遅れた。
• 個人情報保護に関する職員への研修の頻度が少なく管理、運用が徹底されていなかった。

３．今後の再発防止策

• 個人情報保護規程のほかに、メールアドレスの管理やメール送信の手順なども含めた運用マニュアルを作成し、定期的に研修と運用状況のチェックを行い、規定やマニュアルに則った情報管理を徹底します。
• 組織に関わる問題が起こった際の内外への連絡、対応手順を定め徹底します。
• 職員の業務管理を見直し、業務に支障が出ない範囲で、個人情報の持ち出しを規制します。

※　「メールアドレスの漏洩事故についてのお詫びと今後の対応策について」（PDF/132KB）のダウンロードはこちらから。

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